Une entreprise doit mettre en œuvre des stratégies pour faire connaître son activité, les produits et services qu’elle propose, signer de nouveaux contrats ou booster son développement. Malgré l’existence des moyens de communication rapides à accessibles à moindre coût comme les vidéoconférences, le contact humain a une dimension qu’internet ne peut remplacer. Le voyage professionnel, à la rencontre des partenaires, s’avère être un excellent moyen pour matérialiser cette volonté de communiquer.
L’importance des voyages professionnels pour l’entreprise
Il importe cependant de rentabiliser les voyages professionnels afin d’en faire un investissement au lieu d’un coût d’exploitation. L’organisation peut être confiée au personnel de l’entreprise, mais cela prend du temps au détriment des autres tâches. Par ailleurs, le manque d’expérience et la non-connaissance des mécanismes du monde du voyage peuvent entraîner des lenteurs ou des dépenses supplémentaires. C’est la raison pour laquelle il convient de s’adjoindre les services d’une agence spécialisée afin d’éviter les surprises.
Les voyages d’affaires sont plus utiles maintenant qu’il y a une dizaine d’années. En effet, une entreprise sur quatre espère pouvoir développer sur le long terme sa politique de voyage, et près d’une sur deux se dit en mesure de chiffrer son retour sur investissement. Outre le contact avec les partenaires, un déplacement d’affaires est aussi un très bon moyen de forger l’expérience des collaborateurs qui ont une vision plus large sur les perspectives de croissance de l’entreprise.
Comment gérer les dépenses liées aux voyages professionnels ?
Formations, congrès, séminaires, salons, rencontres professionnelles sont autant d’occasions pour accroître l’efficacité des équipes qui ne sont plus renfermées entre les murs du lieu habituel de travail. Naturellement, l’organisation du déplacement d’un grand nombre d’employés n’est pas chose facile, entre les démarches administratives, la préparation des documents de travail, la réservation des billets de transport et des lieux de réunion, l’hébergement, la restauration…
Le pilotage des dépenses liées aux voyages professionnels est donc un véritable enjeu pour les entreprises. Pour y arriver sans laisser trop de plumes, il est judicieux de catégoriser les frais prévus et les frais imprévus. Les premiers regroupent le transport, l’hébergement et l’hébergement, et les seconds sont liés à la modification d’un titre de transport, aux accidents ou à la prolongation du séjour. Pour les séjours longs, il vaut mieux opter pour les résidences hôtelières ou des appartements.
Il convient également d’anticiper les frais additionnels. Le lieu, la durée, le nombre de missionnaires, la nature de la mission méritent d’être étudiés de près. Les repas d’affaires, qui sont généralement chers, doivent impérativement entrer dans le budget, mais il faut prévoir une marge. Une fois de plus, l’optimisation de la politique de voyage permet à l’entreprise de rentrer dans ses frais.